Sözleşme ve Dijital Onay SSS - Mail Sözleşme Yönetimi

Evet. Rezervasyon veya satış süreciyle ilişkili sözleşmeler müşteriye e-posta ile gönderilebilir. Operasyon ekibi uygun sözleşme şablonunu seçer, alıcı e-posta adresini ve konu bilgisini belirler, gerekiyorsa rezervasyon veya müşteri bilgileriyle sözleşmeyi kişiselleştirir.

Mail ile gönderim, özellikle tur, paket, charter, cruise, özel teklif veya kurumsal satışlarda manuel belge takibini azaltır. Müşteriye gönderilen bağlantı üzerinden sözleşme görüntülenebilir ve dijital onay süreci başlatılabilir.

Evet. Sözleşme gönderimleri durum bazlı takip edilebilir. Gönderim kuyruğunda bekleyen, gönderilen, onaylanan veya hata alan kayıtlar panelde izlenebilir.

Bu takip, operasyon ekibine "sözleşme gönderildi mi, müşteri onayladı mı, hangi sözleşmeler bekliyor" gibi soruların cevabını verir. Dashboard üzerinden gönderim ve onay sayıları izlenebilir, bekleyen kayıtlar daha kolay fark edilir.

Tur ve paket satışlarında sözleşme yönetimi genellikle ürün koşulları, iptal-iade kuralları, katılım şartları, yolcu bilgileri ve ödeme detaylarıyla birlikte düşünülür. Bu nedenle tek tip bir sözleşme yerine, ürün veya rezervasyon bağlamına göre kişiselleştirilmiş sözleşme kullanılabilir.

Dinamik şablon yapısıyla müşteri adı, rezervasyon numarası, kalkış tarihi, ürün adı veya sipariş numarası gibi bilgiler sözleşme içinde yer alabilir. Böylece tur satışına özel onay süreci daha düzenli yönetilir.

Evet. Corporate müşteriler için firma bazlı sözleşmeler, hizmet koşulları, seyahat politikaları veya kurumsal onay metinleri kullanılabilir. Kurumsal yapılarda yalnızca bireysel müşteri değil, firma, departman, çalışan ve yetkili kişi ilişkisi de önemlidir.

Sözleşme ve onay akışları Corporate Travel yapısıyla birlikte düşünüldüğünde, kurumsal hizmet şartlarının ve firma bazlı kabul kayıtlarının daha düzenli takip edilmesine yardımcı olur.

Mail ile sözleşme onayında sistem müşteriye özel bir onay bağlantısı üretir. Müşteri e-postadaki bağlantıya tıklayarak sözleşme içeriğini görüntüler, gerekiyorsa yazdırır ve dijital onay verir.

Onay tamamlandığında gönderim kaydı güncellenir. Böylece ekipler onayın alındığını panelden görebilir. Bu süreç, klasik "PDF gönderdik ama müşteri onayladı mı" belirsizliğini azaltır.

Evet. Mail ile sözleşme gönderiminin sağlıklı çalışması için kurumsal SMTP bilgileri tanımlanmalıdır. Host, port, kullanıcı adı, şifre, güvenlik tipi, gönderici adı ve gönderici e-posta adresi gibi bilgiler panelden yönetilebilir.

SMTP ayarları, sözleşme e-postalarının acentenin kurumsal kimliğiyle gönderilmesini sağlar. Test mail ve bağlantı doğrulama gibi kontroller de gönderim sorunlarını erken fark etmeye yardımcı olur.

Evet. Sözleşme şablonlarında dinamik alanlar kullanılabilir. Örneğin müşteri adı, rezervasyon numarası, kalkış tarihi, ürün adı veya sipariş numarası gibi bilgiler sözleşme gönderimi sırasında otomatik doldurulabilir.

Bu yapı her müşteri için ayrı ayrı metin hazırlama ihtiyacını azaltır. Aynı şablon, farklı rezervasyon veya ürün bilgileriyle kişiselleştirilmiş sözleşme üretmek için kullanılabilir.

Evet. Ödeme akışlarında zorunlu sözleşmeler ödeme butonundan önce checkbox olarak gösterilebilir. Kullanıcı gerekli sözleşmeleri kabul etmeden ödeme başlatılamaz.

Bu yaklaşım özellikle B2C online satışta önemlidir. Uçuş, otel, tur, cruise, charter, transfer, araç kiralama veya e-ticaret ödeme sayfalarında ürün ve context bilgisine göre doğru sözleşmenin gösterilmesi sağlanabilir.

Evet. Member register akışında üyelik sözleşmesi, KVKK metni, hizmet şartları veya ilgili zorunlu sözleşmeler kullanıcıya gösterilebilir. Zorunlu sözleşmeler kabul edilmeden üyelik kaydı ilerletilmez.

Kabul kaydının üyelik başarılı olduktan sonra ilgili üye, müşteri ve bağlam bilgisiyle saklanması tercih edilir. Böylece tamamlanmamış veya başarısız üyelik denemeleri için gereksiz kabul kaydı oluşması önlenir.

Evet. Snapshot acceptance yaklaşımıyla müşterinin kabul ettiği sözleşmenin o andaki başlığı, içeriği, dili, ürün tipi, context bilgisi, müşteri veya rezervasyon ilişkisi kayıt altına alınabilir.

Bu yaklaşım önemlidir; çünkü sözleşme metni daha sonra güncellenebilir. Snapshot kayıt, müşterinin kabul ettiği orijinal içeriğin daha sonra incelenebilmesini sağlar.

Evet. Doğru kurgulanmış snapshot yapısında sözleşme daha sonra güncellense bile daha önceki kabul kaydı korunur. Müşterinin hangi metni, hangi tarihte ve hangi bağlamda kabul ettiği izlenebilir kalır.

Bu kayıtlar operasyon, müşteri hizmetleri ve gerekli durumlarda inceleme süreçleri için faydalıdır. Yazılım hukuki sonuç üretmez; ancak kabul sürecinin düzenli ve izlenebilir şekilde saklanmasına yardımcı olur.

Sözleşme yönetimi uçuş, otel, tur, cruise, charter, transfer, araç kiralama, e-ticaret, üyelik ve genel sözleşme süreçlerinde kullanılabilir.

Her ürünün sözleşme ihtiyacı farklı olabilir. Turda katılım şartları, araç kiralamada kullanım koşulları, e-ticarette mesafeli satış ve iade kuralları, üyelikte hizmet şartları, Corporate tarafta ise firma bazlı koşullar öne çıkabilir.

Evet. Çok dilli çalışan acentelerde sözleşmeler farklı dillerde ve versiyonlarda yönetilebilir. Aynı sözleşmenin Türkçe, İngilizce veya farklı dil versiyonları ilişkilendirilebilir.

Aktif versiyon mantığı sayesinde public tarafta yalnızca geçerli sözleşme yayınlanabilir. Böylece global satış yapan turizm şirketleri farklı pazarlarda daha düzenli sözleşme yönetimi yapabilir.

Acente Yazılım, sözleşme yönetimini yalnızca dosya veya PDF gönderimi olarak değil, operasyonel onay ve kabul kayıt altyapısı olarak konumlandırır.

Contracts / Mail Sözleşme Yönetimi; şablon, kategori, SMTP, mail gönderimi, approval token, zorunlu ödeme/üyelik kabulü, çok ürünlü destek, çok dilli sözleşme ve snapshot kayıt yaklaşımıyla acentelerin sözleşme süreçlerini daha düzenli yönetmesine yardımcı olur.